Einheitliche Unternehmenssprache? Tipps für Texte aus einem Guss

Einheitliche Unternehmenssprache / Corporate Language: Mann mit "Mikrofon" aus Konservendose und Bindfaden

© Ryan McGuire | gratisography.com

Eine einheitliche, im besten Sinne unverwechselbare Unternehmenssprache gehört zum guten Ton. Eine solche Sprache wird als Corporate Language bezeichnet: als charakteristischer und individueller Stil, den Ihre Leser jederzeit wiedererkennen und der rundum stimmig wirkt.

Das ist bloß etwas für große Firmen mit hohem Marketingbudget, denken Sie jetzt vielleicht. Doch auch Einzelunternehmer, kleine Teams und kleine Geschäfte profitieren von einer Sprache aus einem Guss. Corporate Language bietet viele Vorteile – und diese Vorteile sollten Sie nutzen.

Das bringt Ihnen eine einheitliche Unternehmenssprache

Kontinuität in Wort und Schrift? Warum ist eine einheitliche Unternehmenssprache eigentlich so wichtig? Weil Unstimmigkeiten und Brüche Ihre Leser irritieren: wenn Sie

  • Ihre Kunden in Ihren Websitetexten duzen, im Menü oder im Kontaktformular jedoch zum formellen „Sie“ greifen,
  • bildhafte und emotionale Werbebriefe schreiben, aber staubtrockene E-Mails verschicken,
  • auf Ihrer Facebook-Seite auf eine einfache, verständliche Sprache setzen und in Ihrer Firmenbroschüre viele Fachbegriffe oder Anglizismen verwenden.

Eine klare Linie räumt mit solchen Widersprüchen auf. Mit einheitlicher Unternehmenssprache

  • gelingt Ihnen ein „runder“ Firmenauftritt. Ihre Leser wissen, woran sie sind: ohne das Gefühl zu haben, plötzlich bei einem anderen Ansprechpartner oder bei einem völlig unbekannten Unternehmen gelandet zu sein.
  • treten Sie seriös, überzeugend und zuverlässig auf. Auch dann, wenn Sie sich für das lockere „Du“ und für einen zwangloseren Ton entscheiden: Ein unverkennbarer Stil schafft Vertrauen.
  • gewinnen Sie Sympathie. Und Sie können Persönlichkeit und Authentizität einbringen: Mit einer individuellen Corporate Language stärken Sie die Bindung interessierter Kunden an Ihr Unternehmen.

So bekommen Sie eine einheitliche Unternehmenssprache hin

Um Brüche und Fehler zu vermeiden, brauchen Sie klare Regeln. Eine einheitliche Unternehmenssprache gelingt, wenn Sie sich konsequent an diese Regeln halten: auf Ihrer Website, in Flyern, Anschreiben und E-Mails, auf Social Media und in Ihrem Newsletter. Und in Anzeigen und Stellenausschreibungen auch. Folgende Checkliste hilft Ihnen dabei:

1. Rechtschreibung

„Selbstständig“ oder „selbständig“, „Know-how“ oder „Knowhow“, „Biografie“ oder „Biographie“: All das ist laut neuer Rechtschreibung korrekt. Der Duden lässt mitunter unterschiedliche Schreibweisen zu, empfiehlt aber jeweils eine Variante. Wenn Sie dem Duden folgen, legen Sie sich auf verbindliche Regeln fest: Ihre Grundlage für eine einheitliche Unternehmenssprache.

2. Abkürzungen

„Zum Beispiel“, „unter anderem“ oder „das heißt“? Oder „z. B.“, „u. a.“ und „d. h.“? Wenn Sie Abkürzungen verwenden, dann kürzen Sie durchgehend ab: „z. B.“ ebenso wie „i. d. R.“, „u. U.“ und „ggf.“. Gleiches gilt für Sonderzeichen und abgekürzte Maßeinheiten: Nutzen Sie „%“, „€“ (alternativ: „EUR“), „kg“, „cm“ oder „kWh“. Entscheiden Sie sich dagegen für ausgeschriebene Worte, dann lassen Sie Symbole und sonstige Kürzel außen vor.

3. Datum

Auch übereinstimmende Datumsangaben verhelfen Ihnen zu einer einheitlichen Unternehmenssprache. Das Datum kann mit Monatsnamen (29. Juni 2020), in Ziffern (29. 6. 2020) oder mit führenden Nullen (29.06.2020) angegeben werden. Auch das Jahr-Monat-Tag-Format (2020-06-29) ist denkbar. Sie haben freie Wahl – doch legen Sie für alle Texte eine verbindliche Schreibweise fest.

4. Kontaktdaten

Nationale oder internationale Schreibweise? „Telefon“ oder „Tel.“? „Telefon“, „Fax“ und „E-Mail“ oder doch lieber Icons? Auch bei Ihren Kontaktdaten lauern Fallstricke. Und bei der Schreibung Ihrer Telefon- und Faxnummern auch: „ 0123 456789“ oder „0123 / 456 789“ oder „0123-45 67 89“? Alles möglich – aber bitte nicht wild durcheinander.

5. Leseransprache

Förmliches „Sie“ oder vertrauliches „Du“? Das hängt von Ihrer Zielgruppe, Ihren Angeboten und Ihrer eigenen Neigung ab (nachlesen können Sie unter Duzen oder Siezen?). Doch wichtig ist auch hier: Duzen Sie Ihre Leser. Oder siezen Sie sie. Und zwar in Ihren Werbetexten, in Firmenvideos und in Ihrer Geschäftskorrespondenz – außer natürlich, Sie wechseln bei persönlicher Bekanntschaft vom „Sie“ zum „Du“.

6. Gendern

Bei Ihrer Leseransprache geht es auch darum, ob Sie Frauen (und alle anderen Geschlechtsidentitäten) ausdrücklich nennen. Oder ob Sie lediglich das generische Maskulinum verwenden. Wenn Sie geschlechtergerechte Sprache nutzen wollen, dann gendern Sie konsequent: Tipps erhalten Sie in meinem Beitrag Geschickt und leserfreundlich gendern. Oder Sie verzichten überall. Ganz oder gar nicht: Das trifft auch auf das Gendern zu.

7. Tonalität

Eine einheitliche Unternehmenssprache bedeutet auch, für einen einheitlichen Ton zu sorgen: seriös und sachlich, rational oder dynamisch, humorvoll, locker oder emotional. Auch hier kommt es auf Ihre Branche, Ihre Zielkunden und Ihre Angebote an. Entscheiden Sie sich für Ihre individuelle Tonalität – und sprechen Sie immer auf ähnliche Art und Weise mit Ihren Lesern.

8. Lieblingswörter und „verbotene“ Wörter

Mit der gewählten Tonalität hängen auch bevorzugte oder abgelehnte Wörter zusammen. Welche Wörter werden einem sachlichen, humorvollen, einladenden oder herzlichen Stil gerecht – und welche nicht? Halten Sie Ihre Lieblingswörter samt geeigneten Synonymen („Love-Words“) und unpassende Wörter („No-Words“) fest: Solche Listen helfen Ihnen ebenfalls bei Ihrer Corporate Language.

9. Textstruktur

Die Struktur Ihrer Texte trägt ebenfalls zu einheitlicher Unternehmenssprache bei. Kurze Textblöcke, Stichpunktlisten und viele Zwischenüberschriften? Und dann wieder ein längerer Fließtext? Viele Bilder – und im nächsten Text gar keine? Da kein Text wie der andere ist, sollten Sie sich Spielraum gestatten. Doch bleiben Sie bei zusammengehörenden Texten einheitlich: bei den Mitarbeiterbiografien auf Ihrer Über-uns-Seite zum Beispiel.

10. Layout

Einheitliche Unternehmenssprache heißt auch, dass Sie Ihre Website, Ihre Flyer oder Broschüren aus einem Guss gestalten: gleiche Farben, gleiche Schriften, gleiche Bildsprache und so fort (Corporate Design). Achten Sie jedoch auch auf Details. Wie formatieren Sie Ihren Firmennamen, weitere Eigennamen und besondere Begriffe? Nutzen Sie Anführungszeichen, Großbuchstaben oder Kapitälchen? Oder lieber kursive oder farbige Schrift?

Einheitliche Unternehmenssprache: Tipps für die Praxis

Ich hatte es bereits erwähnt: Eine einheitliche Unternehmenssprache braucht unmissverständliche Regeln. Legen Sie klare Kriterien fest: für Ihren Sprachstil und die Leseransprache, für „Love-Words“ und „No-Words“, für Tonalität, Layout und alle weiteren Formalitäten. Mit Listen oder einem kompletten Wording-Handbuch verwirklichen Sie eine Sprache ohne Anschlussfehler:

  • Sie können jederzeit nachschlagen, wie Sie die Dinge gehandhabt haben. Wenn Sie sich nur hin und wieder an Ihre Firmentexte setzen, dürfte vieles in Vergessenheit geraten.
  • Sie geben Ihren Mitarbeitern Regeln mit: allen Angestellten, die sich schriftlich an Ihre Kunden wenden, die an Ihrer Website arbeiten oder Ihre Firmenflyer gestalten.
  • Auch neue Mitarbeiter (bis hin zum Werkstudenten und zum neuen Praktikanten) erhalten Vorgaben, was für Ihre Corporate Language gilt.
  • Texter und Lektoren brauchen ebenfalls klare Anhaltspunkte. Wenn Sie Textdienstleister beauftragen, müssen Sie ohnehin offenlegen, was rund um eine einheitliche Unternehmenssprache zu beachten ist.

Extratipp zum Schluss

Wenn Sie mit einem Texter oder einem Lektor kooperieren: Arbeiten Sie möglichst mit dem gleichen Texter oder Lektor zusammen. Denn trotz klarer Regeln rund um eine einheitliche Unternehmenssprache bleibt immer etwas Spielraum: Jeder Profi wird eigene Kriterien an Text und Lektorat anlegen.

Vergleichbares trifft auf Ihre Mitarbeiter zu. Am besten, Sie lassen Ihre Website und Ihre Werbemittel von einigen wenigen Kollegen betreuen. Im Falle ständig wechselnder Autoren besteht die Gefahr, dass Ihre Sprache durcheinander gerät.

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