Passgenaue Beziehungsarbeit: Die Anrede im Geschäftsbrief

Vielleicht ist heute schon Post mit der Standardbegrüßung „Sehr geehrte Damen und Herren“ auf Ihrem Schreibtisch gelandet. Das geht besser: Verwenden Sie in Ihren eigenen E-Mails und Briefen individuelle, auf Anlass und Inhalt abgestimmte Anreden.

„Sehr geehrte Damen und Herren“: Sprechen Sie Ihre Adressaten persönlich an. Die meisten Ihrer Geschäftspartner dürften Sie kennen. Mitunter sind Ihnen auch die Namen Ihrer Kunden bekannt – und falls nicht, gibt es sympathischere Anreden als das distanzierte „Sehr geehrte Damen und Herren“. Kreisen Sie Ihren Empfängerkreis so weit wie möglich ein: beispielsweise mit

  • „Sehr geehrtes Serviceteam“,
  • „Sehr geehrte Mandanten“ oder
  • „Liebe Neukundinnen“.

„Sehr geehrter Herr Stein“: Die konventionelle Anrede „Sehr geehrter Herr Stein“ ist keine zwingende Notwendigkeit mehr. Doch mit der respektvollen Begrüßung machen Sie nie etwas falsch. Zudem sollten Ihre Geschäftsbriefe förmlich beginnen, wenn Sie

  • Kunden, Geschäftspartner oder Branchenkollegen zum ersten Mal kontaktieren,
  • Rechnungen, Mahnungen oder förmliche Kostenvoranschläge verschicken,
  • unangenehme Nachrichten überbringen müssen,
  • in einer konservativen Branche tätig sind und eine seriöse Corporate Language pflegen.

„Guten Tag, Frau Richter“: Diese Anrede sorgt für einen unverbindlicheren Ton als „Sehr geehrte Frau Richter“ – eine gute Wahl, wenn Sie

  • bereits (schriftlichen) Kontakt aufgenommen haben,
  • Informationspost, Werbebriefe oder Newsletters versenden,
  • die Anrede „Sehr geehrte Frau Richter“ als zu formell und die Variante „Liebe Frau Richter“ als zu intim empfinden.

„Lieber Herr Koch“: Eine solche Anrede wirkt persönlich, unter Umständen aber auch übergriffig. Dennoch dürfen Geschäftsbriefe mit „Lieber Herr Koch“ beginnen: wenn Sie

  • Ihre Briefpartner schon lange und gut kennen,
  • Glückwünsche, Weihnachts- oder Ostergrüße übermitteln,
  • Dank und positive Nachrichten weitergeben,
  • in einer Firma mit zwanglosem Image arbeiten.

„Hallo, Herr Neumann“: Die saloppe Anrede „Hallo, Herr Neumann“ hat sich ebenfalls durchgesetzt. Sie kommt noch vertrauter an als „Lieber Herr Neumann“. Auch hier laufen Sie Gefahr, Ihren Adressaten zu nahe zu treten. Verwenden Sie diese Form der Anrede besser nur, wenn Sie

  • auf Augenhöhe schreiben (beispielsweise an Team- oder Branchenkollegen) und
  • enge Mitarbeiter oder Geschäftspartner ansprechen.

Grundsätzlich gilt: Schreiben Ihre Kunden „Hallo, Herr Neumann“ oder „Lieber Herr Koch“, können Sie beide Begrüßungen übernehmen. Briefanreden schließen übrigens mit einem Komma nach dem Namen. Bei „Guten Tag, Frau Richter“ und „Hallo, Herr Neumann“ sind streng genommen auch vor den Namen Kommas notwendig. Aber das ist eine andere Geschichte.

 

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