Stilvolle Trennungsarbeit: Grußformeln im Geschäftsbrief

Sandra Meinzenbach 10. Juli 2023 2 Kommentare

Wie verabschieden Sie sich in Ihren geschäftlichen Schreiben und in Ihren E-Mails? Bleiben Sie förmlich oder geben Sie sich persönlich? Oder trennen Sie sich vielleicht auf ganz und gar unpassende Weise?

Wenn Sie nach idealen Grußformeln für Ihre Geschäftsbriefe suchen, sollten Sie weiterlesen: Ich gebe Ihnen Tipps, wie Sie sich stilvoll verabschieden. Und wie Sie auf die Empfängerinnen und Empfänger Ihrer Post eingehen: egal, ob im klassischen Brief oder per E-Mail.

Grußformeln im Geschäftsbrief: Welche Möglichkeiten gibt es?

1. Die Klassiker

„Mit freundlichen Grüßen (…)“, „Mit freundlichem Gruß (…)“: Mit solchen Grüßen verabschieden Sie sich förmlich. Daher kann Ihr Gruß konventionell und durchaus unpersönlich wirken. Dennoch: Beide Formen empfehlen sich,

• wenn Sie in seriösen Branchen arbeiten: als Finanzspezialistin, Anwalt oder Versicherungsexperte,
• wenn Sie sich an Adressatinnen und Adressaten aus ebensolchen Branchen wenden,
• wenn Sie auf Anschreiben reagieren und Ihr Gegenüber hat zu „Mit freundlichen Grüßen“ gegriffen.

Allerdings können Sie auch solche formellen Grußformeln variieren (mehr dazu im nächsten Abschnitt).

„Freundliche Grüße (…)“: Auch diese Grußformel wirkt sachlich und seriös – aber weniger steif und viel ansprechender als „Mit freundlichen Grüßen“. Geeignet ist sie immer:

• für alle Branchen,
• für den ersten Kontakt oder
• für regelmäßige Geschäftskorrespondenz.

2. Individuelle oder saisonale Bezüge

Mit Grußformeln im Geschäftsbrief individuell auf Ihr Gegenüber eingehen: Das funktioniert, wenn Sie an eine einzelne oder vielleicht an zwei oder drei Personen schreiben – und nicht an eine ganze Gruppe („Sehr geehrte Damen und Herren …“).

„Mit freundlichen Grüßen nach Nürnberg (…)“, „Freundliche Grüße nach Rostock (…)“: Mit dem Wohn- oder Arbeitsort Ihrer Adressaten stellen Sie einen persönlichen Bezug her. Das klingt

• sympathischer und weniger steif als die Standardvariante „Mit freundlichen Grüßen“,
• weniger förmlich: Die Empfänger Ihrer Mails oder Geschäftsbriefe erhalten einen noch immer seriösen, aber dennoch etwas aufgelockerten Gruß.*

* Etwas anders sieht’s aus, wenn Sie Ihren eigenen Wohnort einfügen: „Freundliche Grüße aus Berlin“ zum Beispiel. Hier verlagern Sie den Schwerpunkt auf sich als Absenderin oder Absender. Daher empfehle ich Grußformeln mit dem Wohn- und/oder Arbeitsort Ihrer Adressaten: So gehen Sie deutlicher auf sie ein.

„Freundliche Grüße und ein schönes Wochenende (…)“, „Einen produktiven Start in die neue Woche wünscht (…)“: Beide Grußformeln punkten, wenn Sie Ihre E-Mails am Freitag, übers Wochenende oder montags verschicken. Solche zeitlichen Bezüge

• eignen sich nicht für das allererste oder zweite Anschreiben,
• sind bei regelmäßiger oder länger anhaltender Korrespondenz eine gute Wahl: um Ihre Grußformel aufzulockern und auf den Empfänger oder die Empfängerin einzugehen.

„Freundliche Grüße und einen schönen Urlaub (…)“, „Mit freundlichen Grüßen und Wünschen für einen erholsamen Urlaub (…)“: Mit solchen Grußformeln machen Sie Ihr Schreiben individuell, geben sich persönlich – und bleiben dennoch korrekt und vertrauenswürdig. Wenn Sie wissen,

• dass sich die Empfänger(innen) Ihrer Nachricht demnächst in den Urlaub verabschieden, kennen Sie sich bereits gut genug,
• sodass eine persönlich-wertschätzende Note durchaus angemessen ist.

„Frohe Ostern wünscht Ihnen (…)“, „Freundliche Grüße und eine schöne Vorweihnachtszeit (…)“: Wenn Sie sich auf anstehende Feiertage beziehen, können Sie sich ebenfalls in aufgelockerter Form, dennoch aber korrekt und stilsicher verabschieden. Das passt auch dann,

• wenn Sie in seriösen Branchen arbeiten,
• wenn Sie weniger vertraut mit den Empfängerinnen und Empfängern Ihrer Post sind.

3. Locker-vertraute Grüße

Ich habe bereits einige unkonventionellere Grußbeispiele genannt: „Einen produktiven Start in die neue Woche wünscht (…)“ zum Beispiel. Andere Grußformeln sind ebenfalls locker bis vertraut: Sie eignen sich bei länger anhaltender Korrespondenz und immer dann, wenn sich bereits ein freundschaftlicher Ton eingestellt hat.

„Viele Grüße (…)“: Hier grüßen Sie lockerer als mit „Freundliche Grüße“ oder „Mit freundlichen Grüßen“. Das geht, wenn

• Sie Ihre Adressatinnen und Adressaten besser kennen,
• Sie und Ihr Gegenüber ebenfalls zu einer weniger förmlichen Anrede greifen („Hallo …“, „Liebe Frau …“).

„Liebe Grüße (…)“: Auch das ist als vertraute Grußformel im Geschäftsbrief möglich. Allerdings sollten Sie

• Ihre Adressaten persönlich kennen (vielleicht durch Netzwerk-Treffen?) und bereits einen ungezwungeneren Ton pflegen oder
• im Falle anhaltender Korrespondenz ebenfalls zu einem ungezwungenen, eher informellen Stil greifen.

Kennen Sie die Empfänger Ihrer Post noch nicht persönlich und schreiben Sie zum allerersten Mal, sind „Liebe Grüße“ tabu. Denn dann Sie geben sich distanzlos und übergriffig: letztlich kein guter Start für den folgenden Schriftverkehr.

„Herzliche Grüße (…)“, „Es grüßt Sie herzlich (…)“: Auch bei diesen Grüßen sollten Sie Ihre Adressatinnen und Adressaten besser und/oder persönlich kennen. Allerdings gibt es Ausnahmen, die letztlich in allen Branchen machbar sind:

• wenn Sie geschäftliche Geburtstagsgrüße, Weihnachtsgrüße oder vielleicht auch Ostergrüße verschicken oder
• wenn Sie Ihre Newsletter absetzen.

Dann wirken technische Grußformeln wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“ viel zu distanziert: Schlagen Sie herzlichere Töne an.

Grußformeln im Geschäftsbrief: Was geht gar nicht?

„Herzlichst (…)“: Solche Grußformeln wirken überzogen. Wenn Sie herzlicher und vertrauter formulieren wollen, dann

• greifen Sie besser zu „Herzliche Grüße“,
• vielleicht zu „Es grüßt Sie herzlich“ oder
• nutzen Sie „Liebe Grüße“.

„Hochachtungsvoll (…)“: Mit „Hochachtungsvoll“ grüßen Sie bitte nicht: weil dieser Gruß

• veraltet ist,
• übertrieben bis unehrlich wirkt und
• alles andere als gut ankommen wird: Die Empfänger(innen) Ihrer E-Mails und Ihrer Geschäftsbriefe dürften sich verschaukelt vorkommen.

„MfG (…)“, „VG (…)“, „LG (…)“: Auch solche Kürzel sind in geschäftlichen Schreiben ein absolutes No-Go. Damit zeigen Sie nur, dass Sie

• Mails und Geschäftsbriefe in aller Eile heruntergeschrieben haben,
• aus Zeitmangel kaum Wertschätzung für Ihre Adressatinnen und Adressaten mitbringen.

Nehmen Sie sich daher Zeit für eine ausgeschriebene Grußformel: „Freundliche Grüße“, „Viele Grüße“, „Liebe Grüße“ – oder eine der vielen anderen Formen.

„Beste Grüße (…)“, „Mit besten Grüßen (…)“: Solche Schlussformeln könnten gute Alternativen sein, wenn Sie „Freundliche Grüße“ als etwas zu förmlich und „Liebe Grüße“ oder „Herzliche Grüße“ als zu vertraut empfinden. Empfehlen kann ich „Beste Grüße“ allerdings nicht:

• weil solche Grußformeln keine präzisen Steigerungsformen sind: Formulierungen wie „Gute Grüße“ würde letztlich niemand nutzen,
• weil solche Grußformeln im Geschäftsbrief holpern und sehr unrund wirken.

Und was ist mit „Schöne Grüße (…)“?

Solche Grußformeln klingen erst mal gut, wenn Sie die Adressaten Ihrer Geschäftsbriefe oder Ihrer Mails besser kennen. Allerdings können „Schöne Grüße“ einige Ihrer Brief- oder E-Mail-Partner(innen) befremden: weil

• das so klingt, als würden Sie Ihre Grüße und damit sich selbst loben,
• letztlich nur die Empfängerinnen und Empfänger selbst entscheiden können, ob Sie Ihren Gruß als schön empfinden.

Ich empfehle Ihnen eher, auf Alternativen auszuweichen (und dabei Ihre Ansprechpartner in den Mittelpunkt zu rücken). Vielleicht mit

• „Freundliche Grüße nach Hamburg“ oder
• „Herzliche Grüße und einen schönen Urlaub“.

Perfekte Grußformeln für Ihre Geschäftsbriefe: So finden Sie sie

Wie frei Sie bei der Wahl Ihrer Grußformeln sind, hängt nicht nur davon ab, ob Sie formell, locker oder vertraut grüßen wollen. Sondern auch davon, ob Sie in einem Unternehmen oder einer Agentur arbeiten, wo eine exakt definierte Corporate Language gilt. Dann gibt es höchstwahrscheinlich auch konkrete Vorgaben für die Anrede und die Grußformel Ihrer E-Mails und Ihrer Briefe.

Aber vielleicht lässt Ihnen Ihr Arbeitgeber auch Spielraum. Oder Sie sind soloselbstständig und können frei entscheiden. Dann helfen Ihnen diese Tipps, um ideale Grußformeln für Ihre Geschäftsbriefe zu finden:

Sie schreiben zuerst

Wenn Sie die Korrespondenz beginnen, setzen Sie Zeichen: Mit Anrede und Gruß bestimmen Sie die Art und Weise des folgenden Schriftverkehrs. Bei der Wahl der richtigen Grußformel helfen Ihnen diese Überlegungen:

• Achten Sie darauf, wie Sie bei Ihren Adressatinnen und Adressaten ankommen wollen und welches Unternehmensimage Sie repräsentieren möchten.
• Sie wissen bereits, wenn Sie ansprechen? Dann können Sie einschätzen, wie locker oder wie seriös Ihre Grußformel sein sollte: Höhere Positionen und ein höheres Alter sprechen für förmliche Grüße, Branchen wie Versicherungen, Behörden oder Banken ebenfalls. Bei Start-ups oder im Medienbereich kann es dagegen formloser zugehen.
• Vielleicht wissen Sie auch, wie Ihr Gegenüber tickt: konservativ – oder eher locker? Passen Sie Ihre Grußformeln entsprechend an.

Sie reagieren auf Briefe oder E-Mails

Wenn Sie die gemeinsame Korrespondenz nicht beginnen müssen, haben Sie es etwas leichter:

• Wenn Sie auf Briefe oder E-Mails reagieren, dann übernehmen Sie die Grußformel, die Ihr Gegenüber genutzt hat (ebenso wie die Anrede übrigens).
• Ausnahme: Die Grußformel (und/oder die Anrede) der Absender gehen Ihnen komplett gegen den Strich. Vielleicht wurden Sie mit „Hallo“ angesprochen und mit „Liebe Grüße“ verabschiedet: Ich persönlich greife in solchen Fällen bewusst zu sehr förmlichen Formulierungen: zu „Sehr geehrte Frau (…)“, „Sehr geehrter Herr (…)“ und „Mit freundlichen Grüßen“.

Länger anhaltender Schriftverkehr

Hält Ihre Korrespondenz über einen längeren Zeitraum an, kann sich der Ton auflockern – und auch Anrede und Grußformeln Ihrer Geschäftsbriefe können vertrauter werden:

• Nutzt Ihr Gegenüber eine lockere Grußformel und wünschen Sie sich ebenfalls einen formloseren Stil, dann übernehmen Sie sie einfach.
• Umgekehrt können Sie Ihre Grüße ebenfalls auflockern. Beginnen Sie vielleicht mit „Freundliche Grüße und herzliche Wünsche für (…)“: Gehen Ihre Briefpartner(innen) zu „Herzliche Grüße“ oder „Viele Grüße“ über, dann übernehmen Sie deren Formen.

Nicht zuletzt …

Gar keine Grußformel zu verwenden, ist kein guter Stil. Eine Verabschiedung gehört in jede E-Mail und in jeden Geschäftsbrief. Zahlreiche Beispiele, No-Gos und Kriterien für die richtige Grußformel Ihrer Anschreiben und E-Mails habe ich Ihnen vorgestellt: Verabschieden Sie sich passend, stilvoll und gehen Sie auf Ihr Gegenüber ein!

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