Wer? Was? Wie? Warum? Über W-Fragen und gelungene Kundenkommunikation

Vielleicht sitzen Sie gerade am Schreibtisch, um für Ihre Website zu texten. Oder Sie grübeln über den Inhalt Ihres neuen Flyers oder die firmeneigene Imagebroschüre – und Sie wissen noch gar nicht genau, was Sie eigentlich sagen wollen. Mit Antworten auf die zentralen W-Fragen bieten Sie Ihren Lesern aussagekräftige Informationen: mit Auskünften über „wer“, „was“, „wie“ oder „warum“. Wie Sie Ihre Botschaften auf den Punkt bringen und welche W-Fragen sich für welche Textformate empfehlen: Das verrate ich Ihnen in diesem Beitrag.

Die wichtigsten W-Fragen: Inhalte für Ihre Firmentexte

Ihre Leser interessiert vieles. Daher stelle ich Ihnen zu Anfang die wichtigsten W-Fragen und einige Antwortmöglichkeiten vor:

Wer sind Sie? Wer arbeitet hinter den Kulissen Ihrer Firma oder Ihres Büros? Welche Mitarbeiter sind für die Anliegen Ihrer Kunden zuständig? Und wer gehört zu Ihrer Zielgruppe?

Was bieten Sie an? Was fällt in Ihr Spezialgebiet (und welche Aufträge übernehmen Sie nicht)? Was sollen Ihre Kunden tun: bestellen, Informationen anfordern, Kontakt aufnehmen oder Ihr Geschäft besuchen?

Warum sollten sich Ihre Leser für Ihre Dienste oder Ihre Produkte entscheiden? Warum brennen Sie für Ihren Beruf? Oder warum engagieren Sie sich (beispielsweise) für die Umwelt oder für Sozialprojekte?

Wie laufen organisatorische Dinge ab? Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit interessierten Kunden? Wie funktioniert Ihr Unternehmen und wie lautet Ihre Firmenphilosophie?

Wie viel kosten Ihre Dienstleistungen oder Ihre Waren? Wie tief müssen Ihre Kunden für Sonderanfertigungen in die Tasche greifen? Erheben Sie Expresszuschläge oder gewähren Sie Rabatte?

Wie lange dauert es, bis Sie einen Beratungstermin ermöglichen? Oder bis eine Bestellung das Lager verlässt? Wie lange brauchen Sie, um Durchschnittsaufträge oder Sonderwünsche abzuarbeiten?

Wann sind Sie (und Ihre Mitarbeiter) erreichbar: zu bestimmten Geschäftszeiten oder rund um die Uhr? Werktags oder auch an Sonn- und Feiertagen? Wer springt ein, wenn Sie außer Haus oder im Urlaub sind?

Wo können Ihre Kunden Sie finden? In Ihren Geschäftsräumen und auf Ihrer Website – vielleicht aber auch in sozialen Netzwerken, auf Messen oder Tagungen?

Orientierungshilfe: W-Fragen für unterschiedlichste Firmentexte

Welche und wie viele W-Fragen Sie beantworten sollten, hängt vom Textformat ab. Nicht immer und nicht überall ist ein Rundumschlag vorteilhaft. Setzen Sie daher Prioritäten und gewichten Sie die Informationen über Ihr Unternehmen. Beispielsweise so:

Firmenwebsite: Auf Ihrer Website bündeln sich Antworten auf alle wichtigen W-Fragen. Was Sie anbieten, steht auf Ihrer Leistungsseite – und wer Sie und Ihre Mitarbeiter sind, auf Ihrer Über-uns-Seite. Über Ihre Preise informieren Sie auf einer Preisliste und wie Sie arbeiten, erwähnen Sie vielleicht unter „FAQ“. Und Ihre Kontaktdaten? Wann und wo Sie zu erreichen sind, erfahren Ihre Leser unter „Kontakt“ oder im Kopfbereich Ihrer Website.

Flyer: Für Firmenflyer wählen Sie am besten einen klaren Schwerpunkt. Sie können Ihre Firma vorstellen und Ihren Lesern zeigen, wer Sie sind. Sie können Ihre Produkte oder Ihre Dienstleistungen zusammenfassen (und Preisangaben ergänzen). Sie können aber auch auf Sonderangebote oder Änderungen in Ihrem Sortiment aufmerksam machen. Kontaktdaten und gegebenenfalls Ihre Öffnungszeiten als Kurzantworten auf „wann“ und „wo“ sind selbstredend obligatorisch.

Imagebroschüre: In Ihrer Imagebroschüre steht Ihr Unternehmen im Mittelpunkt. Machen Sie deutlich, was Sie auszeichnet, wie sich Ihre Firma entwickelt hat – und welche Werte Ihnen wichtig sind: Familienfreundlichkeit, Tierschutz oder soziales Engagement. Imagebroschüren sollen den Leser zwar nicht offensiv zum Kauf oder zu einer Buchung bewegen. Doch was Sie anbieten und welche geschäftlichen Ziele Sie sich zukünftig stecken, dürfen Sie gern erwähnen.

Pressemitteilungen: Wenn Sie Pressemitteilungen verfassen, dann stellen Sie sich die Fragen „wer“, „was“, „wann“, „wo“, „wie“ und „warum“. So gehen Sie auf die wichtigsten Aspekte ein. In welcher Reihenfolge Sie antworten, hängt vom Thema Ihrer Pressemitteilung ab. Fassen Sie sich jedoch stets kurz. Journalisten haben wenig Zeit: Wie Sie Pressetexte schreiben, die tatsächlich gelesen werden, verrät Ihnen das Portal Perspektive Mittelstand.

Dienstleister-Briefings: Kreative Dienstleister brauchen viele Informationen. Für den Fall, dass Sie einen Grafiker, einen Webdesigner, einen Texter oder eine Werbeagentur beauftragen wollen: Profis erfragen alle notwendigen Dinge. Sie können aber schon in Ihrer ersten E-Mail wichtige Dinge erläutern: wer Sie sind und welche Zielgruppe(n) Sie ansprechen wollen, welches Image Sie pflegen oder welche Botschaften Ihnen wichtig sind.

Mit Antworten auf die wichtigsten W-Fragen lenken Sie Ihre Firmentexte in die richtigen Bahnen. Und mit gut sortierten Inhalten nehmen Sie Ihre Leser (und künftigen Kunden) für sich ein.

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