Professionelle Abwesenheitsnotizen: So melden Sie sich gekonnt aus dem Urlaub

Professionelle Abwesenheitsnotizen schreiben. Motiv Sommerurlaub: Paar in Liegestühlen und unter Sonnenschirm am Strand

© Sven Scheuermeier | unsplash.com

Sommerzeit, Urlaubszeit: Sicherlich gönnen auch Sie sich eine wohlverdiente Auszeit. Die Absender eingehender E-Mails über Ihre Abwesenheit zu informieren, gehört zum guten Ton. Natürlich nicht nur während Ihres Sommerurlaubs, sondern auch während der nächsten Weihnachtsferien oder während Dienstreisen. Was in professionelle Abwesenheitsnotizen gehört und welche Fehler Sie vermeiden sollten – das verrate ich Ihnen in diesem Beitrag.

So nicht: Scheinbar originelle Abwesenheitsnotizen

Vorlagen für besonders „kreative“ und originelle Abwesenheitsnotizen gibt es ohne Ende. Zum Beispiel Texte wie diese:

  • „Ich bin momentan nicht im Büro. Aber wenn es wichtig ist, können Sie mir einen Tweet mit dem Hashtag #SIEUNTERBRECHENMEINENURLAUB schicken.“
  • „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ihre Kreditkarte wurde für die ersten zehn Wörter mit 5,99 Euro und für jedes weitere Wort mit 1,99 Euro belastet.“

Mal ehrlich: Wenn eine solche Abwesenheitsnotiz in Ihrem Postfach landet – hätten Sie dann überhaupt noch Lust auf weitere Korrespondenz? Oder auf mögliche Geschäfte? Wahrscheinlich nicht. Wer sich auf die eigenen Befindlichkeiten konzentriert und sich über seine Leser lustig macht, verliert potenzielle Kunden. Ein Eigentor für Freiberufler und Unternehmer: Daher Finger weg von vermeintlich witzigen Abwesenheitsnotizen.

So auch nicht: Zur Schau gestellte Gleichgültigkeit

Eine ebenso unprofessionelle Wahl: Abwesenheitsnotizen, die von Bequemlichkeit oder Desinteresse zeugen. In diese Kategorie fallen Formulierungen wie

  • „Falls Ihre Anfrage wichtig ist, setzen Sie sich ab dem 10. Juli nochmals mit mir in Verbindung.“
  • „Alle bis zum 9. Juli eingehenden Mails werden automatisch gelöscht.“
  • „Ich bin zurzeit im Urlaub: Ihre E-Mails werden weder gelesen noch bearbeitet.“

Kaum ein Leser dürfte begeistert sein, sich Termine merken und erneut eine E-Mail schreiben zu müssen. Oder mit Hinweisen auf die automatische Löschung oder Nichtbeachtung seiner Nachricht Gleichgültigkeit hoch zehn demonstriert zu bekommen. Die Empfänger Ihrer Abwesenheitsnotiz wollen nicht wissen, was nicht geht – sondern wann Sie ihnen weiterhelfen.

So funktionieren professionelle Abwesenheitsnotizen

Professionelle Abwesenheitsnotizen vermitteln freundlich und prägnant, wann und wie es mit zugestellten E-Mails weitergeht. Klären Sie folgende Fragen:

  • Wann sind Sie wieder erreichbar? Das Datum Ihrer Rückkehr ins Büro oder in Ihr Geschäft zählt: Wann Sie sich in den Urlaub verabschiedet haben (oder auf Dienstreise gegangen sind), spielt für Ihre Leser keine Rolle.
  • Was passiert mit den Nachrichten in Ihrem Postfach? Weisen Sie darauf hin, ob eingegangene E-Mails an Kollegen weitergeleitet werden. Und wann Sie sich wieder persönlich melden.
  • Springt in dringenden Fällen ein Kollege oder Mitarbeiter ein? Falls sich die Empfänger Ihrer Abwesenheitsnotiz an einen anderen Ansprechpartner wenden können: Nennen Sie Name(n) und Kontaktdaten.

Je umfangreicher Ihr Korrespondentenkreis, desto allgemeiner sollten Sie formulieren. Immerhin muss Ihre Abwesenheitsnotiz zu allen Empfängern passen. Und pflegen Sie internationale Geschäftsbeziehungen, denken Sie bitte auch an eine englische Übersetzung.

So geht’s: Standardformulierungen

Mit konventionell formulierten Abwesenheitsnotizen bewegen Sie sich auf der sicheren Seite. Zwar können Standardvarianten sehr förmlich wirken. Doch folgende Beispiele sind immer eine gute Wahl:

  • „Vielen Dank für Ihre E-Mail. Mein Büro ist momentan nicht besetzt. Ab dem 10. Juli 2017 bin ich wieder erreichbar und werde Ihnen schnellstmöglich antworten. Vorerst herzliche Grüße (…).“
  • „Leider bin ich bis zum 9. Juli 2017 außer Haus. Eingehende E-Mails werden an meinen Partner Max Mustermann weitergeleitet. Auf direktem Weg erreichen Sie Herrn Mustermann unter max.mustermann@firma.de oder unter 0123 / 4567 8900. Vielen Dank für Ihr Verständnis (…).“
  • „Zurzeit kann ich Ihre Nachricht nicht persönlich entgegennehmen. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Max Mustermann (Telefon: 0123 / 4567 8900, E-Mail: max.mustermann@firma.de). Ich selbst bin ab dem 10. Juli 2017 wieder für Sie da. Bis dahin viele Grüße (…).“

So geht’s auch: Abwesenheitsnotizen mit persönlicher Note

Professionelle Abwesenheitsnotizen vertragen einen zwischenmenschlichen und lockeren Ton. Das ist in Ordnung, sofern Sie den Empfängern Ihrer Nachricht höflich begegnen. Vielleicht mit einer der folgenden Varianten:

  • „Wir machen Urlaub – und nehmen Ihr Anliegen ab dem 10. Juli 2017 erholt und tatkräftig in Angriff. Für Notfälle stehen unsere Kollegen vom Büro XYZ bereit (E-Mail: info@buero.de, Telefon: 0987 / 6543 2100). Mit herzlichem Gruß (…).“
  • „Wir verabschieden uns in ein verlängertes Wochenende, melden uns aber am 4. Juli 2017 zurück. Unser Team wünscht Ihnen einen produktiven Start in die neue Woche (…).“
  • „Dienstreisen müssen manchmal sein. Sie erreichen mich am 6. Juli 2017 wieder persönlich. Falls Ihr Anliegen nicht warten kann: Mein Kollege Max Mustermann (Telefon: 0123 / 4567 8900, E-Mail: max.mustermann@firma.de) hilft Ihnen gern weiter. Herzliche Grüße (…).“

Natürlich dürfen Sie sich gleichfalls für eine unkonventionelle Betreffzeile entscheiden: für „Sommerzeit – Ferienzeit“, „Wir machen Pause“ oder „Außendienst statt Homeoffice“. Das lesen die Empfänger Ihrer Abwesenheitsnotiz nicht überall, erhalten aber eine ebenso aussagekräftige Auskunft wie durch den Standardbetreff „Abwesenheitsnachricht“.

 

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